Организирането на конференции е една от най-често използваните техники в публичната комуникация. Когато професионално е реализирана – с познаване на нейните възможности и изисквания, тя позволява да се постигне значителен ефект при минимални разходи на ресурси.
Кои са плюсовете на конференцията, като техника за подобряване имиджа на вашия бизнес?
• да се контактува с авторитетни източници на информация;
• да се получи информация непосредствено от първоизточника;
• да се уточнят редица въпроси от сферата на нашия бизнес и взаимодействието с водещи фактори; да се установят нови контакти;
• да се получава изпреварваща информация, която подпомага политиката на самата компания (генерира нови идеи) и др.
Конференцията е полезна за организацията с възможността:
• да попадне в много медии;
• да спести значителни финансови средства;
• да се изяснят погрешни интерпретации, да се отхвърлят слухове и дезинформации;
• да се установят трайни контакти с журналисти и др.
Конференциите от гледна точка за отразяване в медиите могат да бъдат контролирани и неконтролирани. Естествено не може да знаете какво ще заснемат камерите и гледната точка на журналиста, но можете да въздействате индиректно.
За да има успех трябва правилно да изберете мястото на провеждане, съдържанието и времето. С помощта на агенция за събития Никели, можете на първо място да уточните дали точно тази технология е най-подходяща за вашия PR или решаване на даден проблем.
След това специалистите ще ви помогнат за извършване на подготовката й. Анализира се темата на конференцията и вероятната участваща аудитория. Какви интереси има тя? Подготвя се цялата необходима техника за ефективно общуване, ако има чуждестранно участие се осигурява и превод. Приготвят се папки и химикали за създаване на добри условия за работа.
Технически се осигурява залата за пресконференцията. Определя се човек, който да следи и да носи отговорност за това. Неговите задачи съвсем не са маловажни – трябва да се избере и провери акустиката, електричеството, масите, столовете, покривките, диаграмите за стените (ако са необходими), да се осигурят хартия, химикалки, пишещи машини, телефони, учебна дъска, прожектори, магнетофон, проектори, мултимедия и пр.
Много важен елемент за доброто представяне при организиране на конференция са кафе паузите и кетъринга, както и организирането на заключителното парти.
Изчисляват се разходите по подготовката на конференцията и се съставя цялостния бюджет, който се предлага на ръководството на организацията за одобрение.
В навечерието на конференцията отново се свързва с медиите и им се напомня за нея – място на провеждане, час, тема, както и отговаря на други въпроси, ако журналистите му ги зададат. В българската практика, обаче, бизнеса предпочита да уведомява журналистите след приключване на събитието.
Все пак основното правило е журналиста да се почувства като уважаван и очакван гост, а не като натрапник, който по задължение трябва да присъства на поучаваща го беседа. „Слънцето може да ви накара да свалите дрехата си по-бързо, отколкото вятъра“, е обичал да подчертава Езоп.
